#järjestödigi ja käytännön esimerkkejä
Susanna Koivisto on Viestintä-Pirittan bloggari, joka kirjoittaa blogiimme ajankohtaisia tekstejä järjestöjen viestinnästä ja sosiaalisen median käytöstä. Susanna koosti Menestyvät järjestöt -tapahtuman järjestöjen digitalisaatiota käsittelevästä osiosta yhteenvedon ja tiivisti kahden esimerkin kokemukset aiheesta tähän bloggaukseen.
#järjestödigi ja käytännön esimerkkejä digitalisaation näkymisestä järjestöissä
Miten järjestöt hyödyntävät ja kokevat digitalisaation? Asiaan pureuduttiin tammikuun lopussa 2017 järjestetyssä Menestyvät järjestöt -tapahtumassa kolmen puheenvuoron kautta. Viestintä-Pirittan bloggari Susanna Koivisto koosti yhteen puheenvuorojen sisältöjä ja esiin tuotuja järjestödigi-vinkkejä.
Digitalisaatio – mitä ja miksi?
Digitalisaatio on Avoine Oy:n toimitusjohtaja Tuomo Heikkilän esittämän määritelmän mukaan organisaation toiminnan uudistamista digitaalisten välineiden avulla asiakaskeskeisesti. Sähköisiä palveluita tulee ottaa käyttöön, sillä maailma ja ihmiset muuttuvat jatkuvasti.
Heikkilä muistuttaa, että tulevaisuutta tulisi rakentaa organisaation voimavarat huomioon ottaen.
Mikäli digitalisaation ajatellaan olevan jotain suurta ja massiivista, ajatus siitä saattaa ahdistaa.
Onnistuminen edellyttää rauhallisuutta ja realistisuutta. Digitalisaatio ei myöskään korvaa kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta, vaan parhaimmassa tapauksessa tukee sitä.
Organisaatioiden tulisi varautua digitalisaation tuomaan muutokseen niin rahallisesti kuin myös ajallisesti ja ajatuksellisesti. Tärkeät avaintaidot digitalisaation hyödyntämiseen järjestössä ovat erilaiset viestintätaidot, taito käyttää sosiaalista mediaa sekä kyky tulkita dataa.
Heikkilän esitys:
UKK- Instituutissa verkkokoulutuksia järjestön tarpeisiin
UKK-Instituutin kehitysjohtaja Anne-Mari Jussila kertoi omassa puheenvuorossaan instituutin verkkokoulutuksiin liittyvästä kehittämistyöstä ja digin roolista tässä yhteydessä.
Jussila totesi, että aina ensinnäkin tulisi lähteä liikkeelle organisaation tarpeesta. UKK:ssa mietittiin, miten saataisiin lisää kävijöitä koulutuksiin, joten he päättivät kokeilla verkkokoulutuksia. Ratkaisuun päädyttiin, sillä verkkokoulutukset ovat helposti käyttäjien saatavilla ja samalla kustannustehokkaita.
Digitalisaatio ei tässä yhteydessä ole ollut UKK:lle myöskään nopea kertaloikka, vaan pitkä prosessi. Koulutuksia kokeiltiin ja kehitettiin sen mukaan, mikä toimi ja mikä ei. Onnistumisessa auttoi johdolta saatu tuki sekä muutama “Pelle Peloton”, jotka ottivat rohkeasti härkää sarvista ja lähtivät tekemään suunnitelmaa.
Digitalisaatio toteutettiin UKK:ssa osallistamalla ja yhdessä.
Jussilan esitys:
Digin ja verkon avulla vähemmän säätöä taitoluistelun MM-kisoissa
Menestyvien järjestöjen digitalisaatio-osuuden viimeinen puhuja oli Taitoluistelun MM2017-kilpailun viestintä- ja lehdistöpäällikkö Mila Kajas. Hän kertoi, että kun Suomessa viimeksi järjestettiin isot taitoluistelukilpailut (EM-kisat vuonna 2009), lehdistö ilmoittautui tapahtumaan vielä faksilla ja osallistujat sähköpostilla. Vapaaehtoisten ja kilpailijoiden tiedot naputeltiin manuaalisesti exceliin ja koska käytössä ei ollut mitään pilvipalvelua, kaikki kilpailuun liittyvät tiedot on myös heikosti arkistoitu.
Nyt on otettu iso harppaus eteenpäin: koko kilpailuorganisaatio on virtuaalinen. Sähköiset järjestelmät helpottavat myös 2000 kilpailijan, 500 lehdistön edustajan ja 400 vapaaehtoisen ilmoittautumisten vastaanottamisessa ja tietojen käsittelyssä. Kaikki työ tehdään pilvipalvelussa, jolloin tiedostojen jakaminen ja säilyttäminen on kätevää. Maaliskuussa järjestettävällä kilpailulla on myös oma kännykkäsovellus ja sosiaalisella medialla iso rooli tapahtumaviestinnässä.
Kilpailun somea tekee joukko someagenteiksi nimettyjä vapaaehtoisia: niin ennen, aikana kuin jälkeen kilpailun.
Kajas kuitenkin muistuttaa, ettei digin mahdollisuuksia ja uusia viestintä- tai kommunikointitapoja tarvitse ottaa väkisin mukaan kaikkeen. Esimerkiksi luistelukisojen ruokailuissa käytetään edelleen Mikki Hiiri -leimaa ruokalipuissa: digitaalisen järjestelmän luominen olisi ollut kustannuksiin verrattuna heikompi ratkaisu, kun asian voi hoitaa perinteisinkin keinoin yhä tehokkaasti.
Kajas-Virtasen esitys:
Kommentit
Kirjoita kommentti