Viestijänä poikkeustilanteessa – vinkkejä johtajille ja asiantuntijoille

Viestinnän merkitys on ollut tänä keväänä äärimmäisen suuressa roolissa. Selkeän, ymmärrettävän ja suoran viestin vaikutus on tärkeä kaikilla tasoilla, kotioloista pääministerin puheisiin saakka. Itse olen puhunut koronakevään aikana niin asiantuntijoille kuin johtajille viestinnästä ja sen vaikutuksista. Tässä bloggauksessa tiivistän näitä keskustelua avanneita ajatuksia yhteen.

Jokainen viesti merkitsee. Jokainen kommentti somessa vaikuttaa. Jokaisella puhelulla ja etäpalaverikeskustelulla on vaikutuksensa. Jokainen näistä saa aikaan jonkin reaktion ja jokainen viesti luo meistä kuvaa myös tulevaisuutta silmällä pitäen.

Kaikki mitä teemme, on viestintää ja viestimällä asioista selkeästi, suoraan ja avoimesti, saamme sanomamme parhaiten perille.

Asiantuntijan viestintävinkit

Meltwaterin webinaarissa huhtikuun alussa kannustin kuulijoita pohtimaan, millaista kuvaa me itsestämme luomme nyt korona-aikana. On selvää, että koronan aiheuttama poikkeustilanne on muuttanut meidän kaikkien elämää jollakin tapaa ja tähän me emme ole voineet kovin paljoa vaikuttaa itse. Se, millaista viestintää me teemme koronan aikana ja millaista kuvaa itsestämme näin luomme on asia, johon me puolestaan voimme vaikuttaa.

Tarkkaile siis itseäsi viestijänä tässä poikkeustilanteessa ja pohdi, millaista kuvaa luot itsestäsi tällä hetkellä. Asiallinen, selkeä, johdonmukainen ja avoin viestintä palkitaan erityisesti nyt. Toisessa päässä ovat puolestaan ne, jotka arvostelevat, kommentoivat kärkkäästi ja hakevat syyllisiä jatkuvasti muualta. Tämäkin on ymmärrettävää, sillä tunteet ovat ne, jotka jylläävät näinä aikoina.

Onnistujia tulevat olemaan kuitenkin ne, jotka hallitsevat kielenkantansa myös vaikeissa tilanteissa.

Asiantuntija viestijänä – Pika-analyysi:

1. Millainen viestijä olit ennen koronan aiheuttamaa poikkeustilaa?
2. Miten korona vaikutti arkeesi?
3. Millainen viestijä sinusta poikkeustilanteen myötä tuli?
4. Millaisena henkilönä ja asiantuntijana haluat sinut muistettavan?

Muista, että oma ja taustaorganisaatiosi maine muodostuu siitä, mitä yhdessä olette ja miten viestitte. Jokainen viesti, myös yksityisissä ympäristöissä, luo kuvaa siitä millainen olet itse ja millaisena sinut organisaatiosi edustajanakin jatkossa muistetaan.

Johtajan viestintävinkit poikkeustilanteeseen

Johtajien ja esimiesten rooli erilaisissa kriiseissä ovat niitä tärkeimpiä, etenkin tänä keväänä. Viime viikolla pidin kuntajohtajille tiivistä tietoiskua kriisiviestinnästä ja johtajan roolin merkityksestä viestijänä. Kriisin johtaminen kun on viestintää, sisäisesti ja ulkoisesti. Hyvän viestinnän avulla organisaatio myös paremmin selviää kriisistä läpi.

Avoin, selkeä, ymmärrettävä ja faktaan pohjaava viestintä palkitaan. Vaikka tieto muuttuisi matkalla, viestintä on tärkeää pohjata tällä hetkellä voimassa olevaan tietoon.

Faktaa ja tietoa tulee muistaa jakaa avoimesti myös organisaation sisällä. Kun yhteydenpito ja työnteko on siirtynyt monissa organsiaatioissa etäyhteyksien päähän, on samalla myös sisäisen viestinnän rakenteet asettuneet uuteen uskoon monessa paikassa. Tämän mielessä pitäen johtajien sisäisen viestinnän taidot punnitaan tässä poikkeustilanteessa täysin uudella tavalla.

Seuraavien vinkkieni kautta omaa viestintäänsä voivat kehittää niin asiantuntijat kuin johtajat. Viesti sellaisena kuin haluat sinut koronakevään jälkeen muistettavan.

1. Rauhoitu ja rauhoita.
2. Muista, ketä edustat ja toimi organisaatiosi linjausten mukaisesti.
3. Hallitse omat tunteesi julkisesti, vaikka sisällä kuohuisikin.
4. Ole esimerkkinä muille, niin sisäisesti kuin ulkoisesti.
5. Jaa aina ajankohtaista faktaa ja tarkista lähteet.
6. Perustele asioita harkiten ja silloin kun sille on tarve.
7. Etsi ratkaisuja, älä syyllisiä.
8. Ole ihminen: ystävällinen, empaattinen ja ymmärtäväinen, kaikkia kohtaan.
9. Toimi kivasti myös sisäisesti ja etänä.
10. Opi tehdystä – tässä kriisissä meistä kukaan ei voi olla täydellinen.

****************

Tilaa kriisiviestinnän räätälöity tietoisku organisaatiollenne ja tue näin valmistautumista tulevaan.

Tutustu koko palvelutarjontaamme täällä.

Kaikki koulutusaihepiirimme löydät täältä.

Viestintä-webinaarimme keväällä 2020.

Blogitekstin kuva: Pixabay