Osallistaminen tapahtumatuotannossa – Case: Roihu 2016 -suurleiri

Viestintä-Pirittan asiantuntija Elina Sorsa ja hallintokoordinaattori Päivi Laakso kävivät tiistaina 6.9.2016 kuuntelemassa, miten Suomen suurin nuorisoelämys Roihu 2016 –leiri toteutettiin. Seminaarin järjesti Sulava Oy.

Miten sinä järjestäisit tapahtuman 17 000 ihmiselle? Miten tiedonjako, rekrytointi ja muu organisointi hoidetaan? Mitä kaikkea pitää viestinnässä huomioida, kun rakennetaan Forssan kokoinen kaupunki viikoksi keskelle metsää?

Elina Sorsa käsittelee tässä bloggauksessaan osallistamisen ja innostamisen kysymyksiä Roihu 2016 -suurleiriin liittyen. Teksti pohjautuu vahvasti seminaarin partiolaisten puheenvuoroihin: leirijohtaja Heikki Otsolampi, tiedonhallintajohtaja Jaakko Honkala ja hallintopäällikkö Mikko Lehtonen avasivat kukin omassa puheenvuorossaan Roihun taustalla olleita projekteja, niiden johtamista ja toimintaa kantaneita teemoja.

Suunnittelu alkoi vuosia aikaisemmin

Ensimmäiset askeleet Roihun järjestämiseksi otettiin loppuvuonna 2013, siis lähes kolme vuotta ennen päätapahtuman alkua. Partiolaiset korostavat, että projektin ensimmäiset kuusi kuukautta ovat ratkaisevassa asemassa projektin kulttuurin ja suunnan luomisessa.

Kaikissa projektin vaiheissa Partion vapaaehtoiset ja muut sidosryhmät pääsivät vaikuttamaan siihen, millainen tapahtuma Roihusta tulee. Alkuvaiheessa asetetuista tavoitteista pyydettiin palautetta ja niitä sanoitettiin uudelleen saatujen kommenttien pohjalta. Päätöksentekoprosesseista kommunikoitiin avoimesti ja aktiivisesti ja jatkuvasti panostettiin siihen, että dialogi on avointa ja osallistavaa.

Avainsana: osallistaminen

Jokainen leirin 17 000 osallistujasta sai leirin ajaksi ”pestin”. Kaikki alusta asti tai vain päätapahtumassa mukana olleet olivat siis tekijöitä, osallisia tapahtuman onnistumisessa. Varsinaisessa projektiryhmässä oli mukana 1 200 ihmistä, joista kolme olivat täysipäiväisesti työhönsä palkattuja. Kaikki muu hoidettiin vapaaehtoisvoimin.

Miten tuhansia ihmisiä innostetaan osallistumaan? Miten taataan, että innostuneille on tarjolla osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia? Partiolaisten vastaus on, että keskiössä tulee olla avoimuus, läpinäkyvyys ja yhdessä tekeminen. Ensimmäinen puoli vuotta määrittää projektin suunnan ja toimintakulttuurin, ja vapaaehtoisten tulee olla mukana jo tässä vaiheessa.

Projektiryhmää rekrytoitaessa ja organisoitaessa olennaista oli ihmisten vapaus: ketään ei tuotu mukaan toteuttamaan valmiiksi kehiteltyä tuotetta. Jokainen mukana ollut vapaaehtoinen oli osallisena suunnittelussa. Tärkeänä pidettiin sitä, että jokaisella on mahdollisuus ja vapaus toteuttaa itseään ja tuoda omalle vastuualueelleen ainutlaatuista osaamista.

Legendaarisen vaikeat milleniaalit

Jatkuvasti kuulee puhetta kriittisestä nuorisosta, joka ei innostu vapaaehtoistyöstä. Miten Partio sitten onnistui tässä? Tekevätkö kaikki muut jotain väärin?

Olennaista on pohtia, mikä on se asia, jota todellisuudessa halutaan edistää. Nuoria – tai mitään muitakaan sidosryhmiä – ei voida napata mukaan ulkopuolelta ja odottaa ihmeitä. Ihmiset kaipaavat vaikuttamisen ja osallistumisen mahdollisuuksia, ja järjestöjen tehtävänä on tarjota näitä.

Partio otti vapaaehtoiset mukaan kehittämään toimintaa yhdessä tekemällä eikä ylhäältä sanellen. Uusien sukupolvien mukaanotto haastaa järjestöjä muuttamaan vallinneita toimintatapoja: kaivataan rohkeutta haastaa itseään ja kokeilla uutta. Samoja teesejä ja fraaseja toistellaan vuodenajasta ja tapahtumasta toiseen, mutta vieläkään monen järjestön arjessa nämä mantrat eivät toteudu.

Muutos arvojen ehdoilla

Muutos vaatii aloitteellisuutta. Jostain on noustava hahmo, joka näkee kehittymisen mahdollisuudet ja innostaa muita mukaan. Uutta kohti ei kuitenkaan voi lähteä suin päin, vaan kaiken on tuettava järjestön missiota, vaikuttamisen perustehtävää.

Roihun tavoitteet määriteltiin kantavien arvojen teemojen ympärille: tavoitteena oli kasvattaa ja kehittää osallistujia ja tekijöitä, kehittää kuvaa Partiosta sen sisä- ja ulkopuolella, lisätä yhteistyötä ja kumppanuutta ja toteuttaa Partion strategisia tavoitteita.

Roihu on hyvä esimerkki sekä tapahtumatuotannosta että kasvamisesta muutokseen. Ensimmäinen toden teolla sosiaalisen median aikakaudella järjestetty leiri vaati organisaatiolta paljon oppimista ja muuntautumiskykyä, mutta toi matkan varrella myös upeita kokemuksia, uudenlaista yhteisöllisyyttä ja kasvua kohti parempaa järjestötyön tulevaisuutta.

Vaikka virheiltäkään ei vältytty, järjestäjät vakuuttavat, että kehitysehdotukset jäivät yksityiskohtien tasolle. Siitä on hyvä jatkaa.