Järjestösomen johtaminen

16.10.2014 / Susanna Piiroinen

Lapsettomien yhdistys Simpukan toiminnanjohtaja ja sosiaalista mediaa työssään käyttävä Anne Lindfors kirjoittaa vierailijabloggauksessaan järjestön sosiaalisen median johtamisesta, sen haasteista sekä ratkaisuista.

Järjestösomen johtaminen

Sosiaalinen media – mitä hyötyä siitä meille olisi? Meillä on jäsenlehti ja kotisivut, se kyllä riittää. Työntekijöillä on jo muutenkin kädet täynnä työtä, eivät he ehdi somessa notkumaan. Somessa voi sitä paitsi mokata, mitä jos järjestöltä menee maine?

Suunnitelmallisuutta ja spontaaniutta

Järjestön someläsnäolon johtaminen ei eroa koko järjestön johtamisesta: molemmissa kaikki lähtee strategiasta. Ensin kirkastetaan visio, kohderyhmä ja tavoitteet. Sitten pohditaan, millä keinoilla tavoitteisiin päästään: voisiko sosiaalisesta mediasta olla apua? Suunnitteluun liittyy myös seuranta ja arviointi: tarkkaillaan mikä toimii ja toistetaan hyväksi havaitut toimintatavat. Hyviä vinkkejä suunnitteluun löytyy Kuuntele ja Keskustele -kirjasta.

Suunnittelemalla voi välttää sen, että somesta muodostuu aikasyöppö, jossa sinkoillaan sinne tänne tai hengaillaan päivät pitkät. Toisaalta kaikkea ei voi suunnitella etukäteen, vaan somen luonteen mukaisesti tarvitaan myös nopeaa reagointia ajankohtaisiin asioihin. Pinnalla olevat ilmiöt kiinnostavat ihmisiä ja nousevat puheenaiheiksi esimerkiksi Twitterissä aihetunnisteiden avulla. Myös Facebook antaa enemmän näkyvyyttä päivityksille, jotka liittyvät vaikkapa johonkin suosittuun tv-ohjelmaan tai ajankohtaiseen teemapäivään.

Kannattaa varautua myös vuorovaikutukseen. Käynnissä olevaan keskusteluun reagoiminen on usein tehokkaampaa kuin uuden keskustelun aloittaminen. Keskusteluun pitää osallistua silloin, kun se on käynnissä, joten someläsnäolo ei voi rajoittua virka-aikaan.

Koko yhteisö mukaan

Sosiaalista mediaa ei kannata delegoida vain viestintäosastolle tai ostaa ulkoa. Se ei ole myöskään erillinen alue, vaan se kannattaa integroida koko järjestön toimintaan, niin suunnitelmien, rahoituksen kuin arvioinninkin osalta.

Koko järjestön porukan voi ottaa mukaan suunnittelemaan ja toteuttamaan someläsnäoloa. Kuka vain järjestön työntekijöistä tai vapaaehtoisista voi nousta somessa vaikuttajaksi. Tämä ei kuitenkaan poista johtajan vastuuta: myös johtajan läsnäolo on vähintäänkin suotavaa. Johtajan tehtävä on – somessakin – tuoda esiin järjestön visiota ja arvoja. Johtaja voi toimia somen käytössä esimerkkinä: olla oma itsensä ja pistää persoonansa peliin. Mallia voi ottaa vaikkapa Pekka Saurista.

Miten sovitetaan yhteen työaika ja sosiaalisen median käyttö? Entäpä työminä ja siviiliminä? Johtajan kohdalla nämä eivät ole ongelma, tekeehän moni johtaja töitä koko persoonallaan ja myös virka-ajan ulkopuolella. Työntekijöiden suhteen kannatan keskustelua ja valinnanvapautta. Joku ehkä haluaa käyttää omaa profiiliaan myös työasioissa, mutta sitä ei voi kaikilta vaatia. Moni haluaa erottaa tiukasti työn ja vapaa-ajan ja se voi olla tärkeää myös työssäjaksamisen kannalta.

Mitä jos kaikki työntekijät ja vapaaehtoiset alkavat twiittaamaan, facebookkaamaan, instaamaan ja bloggaamaan? Voiko järjestöllä olla monet kasvot? Miten järjestö säilyttää oman linjansa? Kuinka tätä kaikkea hallitaan? Järjestöä kannattaa ajatella yhteisönä. Yhteisön äänitorvena voivat olla kaikki sen jäsenet, niin johtaja, työntekijät, vapaaehtoiset kuin kohderyhmäkin. Ja ei, somea ei voi hallita. Johtajan tehtävä on yrittää valjastaa yhteisö järjestön strategian, tavoitteiden ja hengen sanansaattajiksi. Esimerkin voima on tässäkin suuri. Koko yhteisön ottaminen mukaan edellyttää uskallusta ja luottamusta.

Entäs se aika?

Suurin este sosiaalisen median työkäytölle tuntuu olevan ajan puute. Mutta miten ihmeessä joillakin on sitten aikaa olla aktiivisesti somessa? Ajassa on kyse valinnoista. Tehokas ja tavoitteellinen somen käyttö voi jopa säästää aikaa. Sosiaalista mediaa ei kannata ajatella lisäpalikkana, joka tulee kaiken muun päälle, vaan osana työtä.

Työntekijöiden toimenkuviin ei välttämättä tarvitse erikseen sisällyttää sosiaalista mediaa. Jos työnkuvat ovat selkeät ja työskentelykulttuuri itsenäinen, jää työntekijän ratkaistavaksi missä määrin hän käyttää sosiaalista mediaa työssään. Jos työtehtäviin kuuluu vaikkapa tapahtumatiedotus ja yhteydenpito vapaaehtoisiin, saattaa some olla tehokkaampi väline kuin sähköposti. Matti Vesala huomauttaakin bloggauksessaan, että somen hyödyt todettuaan voi jättää jotain vähemmän tärkeää pois.

Järjestöjen vahvuuksia ovat aatteellisuus ja vapaaehtoisuus. Harvalla yrityksellä on asiakkaita, jotka kannattavat firmaa koko sydämellään ja ovat valmiita käyttämään omaa aikaansa organisaation tavoitteiden edistämiseen. Vapaaehtoiset voivat olla mukana järjestön someyhteisössä monella tavalla.

Ja mokat, niitä aina pelätään. Suurin virhe järjestölle taitaa olla jättäytyä somen ulkopuolelle. Sitä paitsi somekriisi voi syntyä, vaikka järjestö ei somessa olisikaan. Usein myös järjestöihin ja niiden ajamiin asioihin suhtaudutaan lähtökohtaisesti positiivisesti.