Verkkosivu-uudistus: miksi ja miten? Case Reumaliitto

Reumaliitto uudisti verkkosivunsa, bloggarimme Susanna haastatteli liiton viestintäpäällikköä kokemuksista ja keräsi uudistusprosessin vinkit ja vaiheet yhteen. Susanna Koivisto on Viestintä-Pirittan bloggari, joka kirjoittaa blogiimme ajankohtaisia tekstejä järjestöjen viestinnästä ja sosiaalisen median käytöstä.

Verkkosivu-uudistus: miksi ja miten? Case Reumaliitto

Verkkosivu-uudistukset ovat yksi iso osa organisaatioiden viestinnän kehittämistä. Halusimme kerätä yhteen blogitekstiin kokemuksia uudistusprosessista ja kysyimme Reumaliitolta, miten liiton verkkosivu-uudistus eteni.

Reumaliiton edellisestä verkkosivu-uudistuksesta oli kulunut jo useita vuosia, joten sivut oli tarpeen päivittää.

Liiton viestintäpäällikkö Henna Laitio kertoo, miten uudistus toteutettiin Reumaliitossa ja jakaa vinkkinsä muillekin järjestöille.

“Reumaliiton verkkosivu-uudistuksen tavoitteena oli nykyaikaiset ja mukautuvat sivut,
jotka ovat liiton uuden ilmeen mukaiset ja joilta käyttäjä löytää helposti kaiken tarvitsemansa”, Henna Laitio kertoo.

Laition mukaan tavoitteet saavutettiin suhteellisen hyvin: Ulkoasu luotiin vastaamaan uutta visuaalista ilmettä ja kuvamaailma luotiin sen mukaiseksi. Sen lisäksi, että vanhat sisällöt päivitettiin, sivuille tuotettiin täysin uusia sisältöjä. Uutta ovat esimerkiksi blogi ja lastenreuma-aapinen.

Prosessi tarpeiden kartoittamisesta uusien sivujen julkaisuun

Uudistus aloitettiin loppuvuonna 2015, jolloin kartoitettiin uudistuksen tarpeet ja tavattiin mahdollisia toteuttajia. Toteuttajille lähetettiin yhdeksän tarjouspyyntöä, joista seitsemän jätti tarjouksen. Tarjousten arvioimisessa auttoi ulkopuolinen asiantuntija. Lopulta toteuttajaksi valittiin KWD Digital sekä sisällönhallintajärjestelmäksi Drupal.

Keväällä 2016 työstettiin visuaalista ilmettä ja hahmotettiin tarkempaa rakennetta, minkä jälkeen kesä ja syksy olivat aktiivista työstöaikaa. Juuri ennen julkaisua toteutettiin käytettävyystutkimus, jonka avulla saatiin arvokasta palautetta. Marraskuussa 2016 uudistunut reumaliitto.fi -sivusto julkaistiin kolmella kielellä. Samalla avattiin uudistunut, reumayhdistyksille tarkoitettu, kirjautumisen vaativa Yhdistysnetti. Joulukuussa 2016 julkaistiin vielä uudistunut verkkokauppa TuleShop.

”Nyt uudistuksesta on kulunut reilut puoli vuotta ja sivut ovat tähän mennessä osoittautuneet sisällöntuotannon näkökulmasta suhteellisen toimiviksi. Saadun palautteen perusteella sivuja kehitetään koko ajan ja laajempi käyttäjätutkimus on suunnitteilla”, kertoo Laitio.

Koko henkilöstö mukaan

Onnistuneen uudistuksen takana ei ollut vain yksi tai muutama tehokas ihminen, vaan koko liiton henkilöstö otettiin mukaan uudistukseen. Sivustojen tavoitteita, rakennetta ja sisältöä ideoitiin toimiston yhteisissä työpajoissa ja kaikille sisällöille nimitettiin vastuuhenkilöt. Teknistä tukea tarjottiin tekniikkakoulutusten muodossa, joissa käytiin läpi sivujen päivittämistä Drupalilla. Tämän lisäksi viestintä tarjosi teknistä tukea ja apua sitä tarvitseville sekä koordinoi kokonaisuuksia ja yhteyksiä tekniseen toteuttajaan.

Keväällä 2017 on tarjottu sivuston päivittäjille eli käytännössä koko liiton henkilökunnalle nk. minikoulutuksia esimerkiksi tapahtumien ja uutisten laatimiseen, perussisältöjen päivittämiseen sekä blogien tekemiseen. Minikoulutuksia järjestetään jatkossakin pyynnöstä tai esimerkiksi uusien henkilöiden aloittaessa työt.

Hennan vinkit toimivaan verkkosivu-uudistukseen

1. Sivujen määrittely ja suunnitteluvaihe on äärimmäisen tärkeä ja tarjouspyyntöjen arvioimisessa kannattaa harkita
ulkopuolisen asiantuntijan apua. Tarpeiden kartoittamiseen ja suunnitteluun käytetty aika ja vaiva maksaa usein itsensä
myöhemmin takaisin, ja toteutusvaiheessa tulee vastaan vähemmän yllätyksiä.

2. Luokaa toimivat viestintäkäytännöt heti alusta. Pitäkää koko järjestö ajan tasalla projektin etenemisestä, osallistakaa
esimerkiksi työpajoilla ja koulutuksilla.

3. Luokaa selkeä käytännön tekemisen toimintamalli teknisen toteuttajan kanssa. Sovi erityisesti siitä, miten toteutumisen
edistymistä seurataan ja mieti, miten ja missä kanavissa viestintä teillä toimii parhaiten. Meillä kehittäjien ja projektivetäjien
yhteisen chatkanavan avaaminen teki viestinnästä selvästi sujuvampaa ja välittömämpää verrattuna vaikkapa sähköpostiin
ja saimme projektin etenemään nopeammin.

4. Olkaa aikataulun suhteen realistisia, etenkin jos uutta tuotettavaa sisältöä on paljon. Varatkaa kalenterista tekoaikaa
ja määrittäkää kaikille sisällöille vastuuhenkilöt. Meille viestinnässä oli tehokasta ottaa isompien sisältökokonaisuuksien siirtoihin
ja päivittämiseen yhteistä urakka-aikaa. Samalla pystyimme ratkomaan yhdessä eteen tulleet sisällölliset ja tekniset asiat
sekä sopimaan yhteisistä käytännöistä sivustolla myös tulevaa päivittämistä ajatellen.

5. Kysykää paljon palautetta. Tehkää vähintään pienimuotoinen käytettävyystutkimus ennen julkaisua,
sillä ulkopuolisen silmin saa aina arvokasta tietoa sivujen toimivuudesta.