Sosiaalisen median ohjeistukset – ja miksi niitä tarvitaan?

Pirittan bloggaus sosiaalisen median ohjeistusten tarpeellisuudesta ja käyttötavoista on samalla yhteenveto CMAD 2020 -tapahtumaa varten tehdystä someohjeita käsittelevästä kyselystä ja hänen puheenvuorostaan tapahtumassa 27.1.2020.

Artikkeli päivitetty 10.3.2021.

Sosiaalisen median linjaukset henkilöstölle – miksi someohjeita tarvitaan?

Someohjeet tai -linjaukset ovat osa organisaation viestinnän materiaaleja. Niitä on tehty henkilöstölle, asiantuntijoille, johdolle ja luottamushenkilöille jo vuosia.

Ohjeistusten tarkoitus on tarpeesta ja tahosta riippuen määritellä sosiaalisen median käyttöä työssä, kannustaa käyttämään eri kanavia työroolissa myös henkilökohtaisten some-kanavien kautta tai vaikkapa tarjota viestintävinkkejä haastavampiin sosiaalisen median tilanteisiin.

Tiiviimmillään ohjeistukset voidaan esittää jopa kahdella sanalla, kuten Aller media aikoinaan on tehnyt ohjeistaessaan henkilöstöään: Käyttäydy fiksusti! Ohjeistukset, linjaukset ja some-pelisäännöt ovat tuki ja peruspilari niin henkilöstölle kuin organisaatiolle myös silloin, kun joku toimii yhteisten organisaation periaatteiden vastaisesti ja asiaa pitää selvitellä syvemminkin.

Itse puhun ohjeistusten sijaan mieluummin aina sosiaalisen median linjauksista. Tämä jo siksikin, että linjauksissa kaiku on pehmeämpi ja kannustavampi kuin termissä ohjeet, jotka voidaan pääsääntöisesti tulkita yksioikoiseksi määräykseksi toimia tietyllä tavalla. Linjaukset puolestaan tarjoavat vapauksia soveltaa mallia itselle sopivimpaan viestintätapaan.

Toimivien some-linjausten tyyli ja äänensävy onkin kannustava. Niissä ei kielletä, vaan tarjotaan toimintamalleja, joiden avulla jokaisen oma some-viestintä on sekä yhteisten linjojen mukaista että hyvään käytökseen pohjaavaa.

Nämä asiat korostuivat myös sosiaalisen median ohjeistusten tarvetta ja merkitystä käsittelevässä Innoduel-työkalulla toteutetussa kyselyssä, jonka teimme CMAD 2020 -tapahtuman puheenvuoroni pohjaksi.

Kannusta – älä kiellä!

Toteutimme sosiaalisen median linjauksia käsittelevän kyselyn avoimesti verkossa ja sosiaalisessa mediassa Innoduelin kyselytyökalulla. Se mahdollistaa näkökulmien keräämisen ihmisiltä anonyymisti ja vertailuun perustuen. Työkalu tarjoaa vastaajille vastauspareja, joista nämä valitsevat aina mielestään sopivimman. Vastaajat voivat myös lisätä joukkoon myös omia vastauksia. Näin saadaan helposti koottua yhteisöllinen näkemys ihmisten ajatuksista aihepiiriin liittyen.

Kysely toteutettiin reilun viikon aikana tammikuussa 2020. Vastaajia oli 137. Osallistujien tuottamia perusteita eli vastausvaihtoehtoja oli yhteensä 80.

 

Sosiaalisen median ohjeistusten merkityksessä korostui hyvin pitkälle kannustavuus. Ohjeistukset koetaan tärkeäksi osaksi organisaation yleisiä viestintäkäytänteitä. Vastaavasti niiden avulla pystytään selkeästi ilmaisemaan, miten somessa toimitaan ja mitä siellä kannattaa tehdä. Kieltolista ei kannata, vaan tekemistä tukeva, kannustava ja yhteisiä pelisääntöjä selventävä linja toimii. Someohjeet ovat myös tuki ja turva, niin henkilöstölle someviestijöinä kuin organisaatiollekin.

Olen blogannut aiemmin sosiaalisen median ohjeistuksista ja siitä, mitä niissä on hyvä ottaa huomioon. Bloggauksesta saa vinkkejä linjausten rakentamiseen, mikäli niitä ei omassa organisaatiossa vielä ole olemassa.

Someohjeiden materiaalipankki

Puheenvuoroani CMAD-tapahtumaan rakentaessani toinen tavoitteeni oli luoda sosiaalisen median ohjeistusten ja linjausten materiaalipankki, jota kuka tahansa voi hyödyntää tapahtuman jälkeenkin. Keräsimme verkkolomakkeen ja Googlen avulla yhteen lähes 100 erilaiset someohjeet yhteistyössä Viestintä-Pirittan tiimin ja Kinda Oy:n kouluttaja Pauliina Mäkelän kanssa.

Oman organisaation julkisesti verkosta löytyvät ohjeistukset voi lisäksi ilmoittaa meille verkkolomakkeen avulla, sillä päivitämme sivua jatkossakin.

Mistä muodostuvat hyvät someohjeet? -puheenvuoron tallenne

Tiivis 15 minuutin puheenvuoroni on katsottavissa tallenteena tapahtuman YouTube-kanavalta.

 

Redanredanin Linda Saukko-Rauta tiivisti puheenvuoroni livekuvituksena yllä olevan kuvan mukaisesti. Voit selata myös läpi esitykseni diat SlideSharesta.

Kiitos kaikille esityksen rakentamiseen osallistuneille, kuulijoille tapahtumassa ja keskustelijoille somessa. Kannustetaan toisiamme jatkossakin viestimään fiksusti!

*************

Jos tarvitset tukea organisaatiosi some-linjausten tekemiseen tai päivittämiseen, Viestintä-Piritta auttaa asiantuntijoineen asiassa. Ota yhteyttä hallintokoordinaattoriimme Heidi Maariaan ja kerro, miten voisimme auttaa heidimaaria@viestintapiritta.fi.

****************************

Viestintä-Piritta tarjoaa koulutusta ja konsultaatiota myös mm. seuraavista aihepiireistä:

– Asiantuntijana somessa: johdon, viestijöiden ja henkilöstön koulutus somen käyttöön

– Viestintästrategiat ja -suunnitelmat: sparraus ja konsultointi

– Sosiaalisen median strategian sparraus ja konsultointi

’– Sosiaalisen median nykytila-analyysit

– Organisaation some-linjausten tekeminen tai päivittämisen tuki

– Some-kanavien käytännön koulutukset: Facebook-sivun ylläpitäjän koulutus, Facebook-mainonta, Twitter, LinkedIn henkilö- ja organisaatiokäytössä, Instagram, Snapchat, Facebook-liven ja Periscopen käyttö osana organisaation viestintää

– Blogikoulutukset: blogi organisaatiolle ja blogikirjoittamisen koulutus

– Verkkokirjoittamisen koulutukset

– Verkkosivu-uudistusten sparraus

– Saavutettavuus-koulutukset

– Kuva osana organisaation viestintää: hyvän kuvan abc ja kuvat somessa

– Video osana organisaation viestintää: videon tekeminen ja video somessa

– Some-trendit ja niiden hyödyntäminen osana organisaation viestintää

– Tapahtumaviestinnän ja somettamisen tuki: suunnittelu, tapahtuma-aikainen viestintä ja näkyvyys-analyysit tapahtumien jälkeen