Kriisiviestintäsuunnitelman rakentaminen ja päivitettävien asioiden lista

Tässä blogissa Piritta kertoo yhden mallin kriisiviestintäsuunnitelman luomiseen. Lisäksi hän vinkkaa asioista, joita jo olemassa olevissa suunnitelmissa kannattaa tasaisesti päivittää. Piritta on vuosien varrella auttanut useita organisaatioita kriisiviestinnän suunnittelussa ja myös tähän kokemukseen hänen vinkkinsä pohjaavat. 

Jokaisen organisaation kohdalle osuu aivan varmasti kriiseiksi tulkittavia tilanteita. Ne voivat liittyä esimerkiksi organisaation toimintaan, sen ihmisiin tai edustamiin asioihin. Kriisi voi tulla yllättäen luonnonmullistuksen seurauksena, se voi saapua sähkökatkon muodossa tai olla osa somesta lähtenyttä väärään tietoon pohjaavaa kuohuntaa.

Oli kriisi sitten millainen tahansa, sen hoitamisessa tarvitaan viestintää niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Vastaavasti tilanteista selviää helpommalla, kun organisaatiolle on laadittu kriisiviestintäsuunnitelma muiden turvallisuus- ja toimintaohjeiden rinnalle. Kriisiviestinnän suunnitelma auttaa toimimaan ja valitsemaan oikeat ratkaisut kuhunkin tilanteeseen. Lue alta yksi malli, miten suunnitelmaa voi lähteä rakentamaan.

Kriisiviestinnän suunnittelu

Mikäli organisaatiossa ei vielä ole kriisiviestintäsuunnitelmaa, voi sellaista lähteä rakentamaan alla olevien neljän vinkin avulla.

1. Tee oman organisaation potentiaalisten kriisi-skenaarioiden lista. Pohdi tiimin kanssa, millaisia kriisitilanteita olette jo kohdanneet ja listatkaa yhteen myös ne mahdolliset kriisitilanteet, jotka teitä voisivat koskettaa.

2. Pohdi tämän jälkeen listaamianne kriisejä niiden vaikutusten kautta. Järjestä kriisitilanteet vaikutuslaajuuden mukaiseen järjestykseen. Yksi järjestämisessä auttava malli voi olla niin sanottu liikennevalomalli, jossa punainen on kaikkein vakavin ja vihreä osoittaa vaikutuksiltaan vähäistä kriisiä, mutta kuitenkin sellaista joka vaatii reagointia. Kriisit voi listata myös sanoittaen järjestykseen, esimerkiksi erittäin vakava, vakava ja vähemmän vakava tilanne.

3. Luo yleiset toimintaohjeet vaikutuksiltaan eri tasoisille kriiseille. Pohdi, ketä kaikkia kriisi voi koskettaa, ketä eri tilanteissa tulee tavoittaa, kuinka laajaa viestintää kriisinhoito vaatii, millä kanavilla viestintää tehdään ja kuka on äänessä esimerkiksi median suuntaan. Erota sisäisen ja ulkoisen viestinnän tavat toisistaan. Muista, että koskaan ei voi rakentaa ohjetta, joka sellaisenaan toimii kaikissa tilanteissa. Yleisistä toimintamalleista on kuitenkin apua, kun tilanne on päällä.

4. Lisää suunnitelmaan mukaan keinoja, joilla omassa organisaatiossanne voisitte ehkäistä erilaisten kriisien syntymistä. Näitä keinoja voi löytää myös erilaisten kohtaamienne kriisitilanteiden yhteenvedoista ja ratkaisumalleista. Kriisiviestinnän suunnitelmassa on myös hyvä listata asiat, jotka kriisin jälkeen tulee muistaa tehdä. Näitä ovat esimerkiksi tilanteen läpikäynti avainhenkilöiden ja tarvittaessa henkilöstön kanssa, yhteenvedon kirjoittaminen ja suunnitelman päivittäminen tarvittaessa.

Kriisiviestintäsuunnitelman päivitettävät osat

Kriisiviestinnän koulutuksissa ja työpajoissa olemme usein osallistujien kanssa huomanneet, että olemassa olevissa suunnitelmissa on aukkoja tai puutteita. Nämä voivat johtua esimerkiksi siitä, että henkilöstö on vaihtunut tai yhteystiedot muuttuneet. Onkin tärkeää, että suunnitelmat pidetään ajan tasalla. Näin niistä on parhaiten hyötyä silloin, kun tilanne osuu kohdalle.

Tarkista suunnitelmista ainakin nämä neljä asiaa:

1. Yhteystietolistat. Erilaisissa tilanteissa täytyy tavoittaa eri henkilöitä. Avainhenkilöiden soittolista on tärkeää pitää aina ajan tasalla. Se olisi hyvä löytyä myös printtiversiona ja kriisiviestinnän vastaavien puhelimista.

2. Vastaavat henkilöt. Organisaatio voi kohdata monenlaisia kriisejä. Osan niistä hoitamiseen riittää muutama avainhenkilö, kun toisinaan nopea viestintä tulee ulottaa myös sidosryhmien yhteyshenkilöille. Eri tilanteisiin on hyvä päivittää luettelo henkilöistä, joita kunkin kriisin viestintään ja hoitamiseen tarvitaan.

3. Kriisitilanteiden skenaariot. Nykypäivän maailma moninaistaa myös kriisitilanteita, joita organisaatiot voivat kohdata. Näiden mahdollisten tilanteiden pohdinta ennakkoon auttaa pitämään suunnitelmat ajan tasalla ja toimimaan tilanteissa mahdollisimman hyvin. Päivitä siis skenaario-listaanne riittävän usein.

4. Toimintaohjeet ilman sähköä tai pääsyä verkkoon. Palvelunestohyökkäyksiä tai sähkökatkoksia voi tulla vastaan entistä useammille tahoille. Onkin tärkeää päivittää suunnitelmiin toimintamallit myös niihin tilanteisiin, kun organisaatiossa kukaan ei pääse sisään verkkoon, mutta tieto tulisi silti saada kulkemaan.

Muista siis tarkistaa ja tarvittaessa päivittää oman organisaatiosi kriisiviestinnän suunnitelmat. Jos tarvitsette asian kanssa apua, Piritta ja muut asiantuntijamme auttavat niin kriisiviestinnän suunnitelmien laatimisessa kuin niiden päivittämisessä. Sparraamme niin viestijöitä kuin johtoryhmiä aiheen parissa!

*******************

Tukea kriisiviestinnän suunnitteluun ja kriiseissä toimintaan

Piritta kouluttaa, sparraa ja tukee organisaatioita kriisiviestinnän suunnittelussa, suunnitelmien päivittämisessä ja avainhenkilöiden kouluttamisessa toimimaan kriiseissä oikein. Voit tilata meiltä kriisiviestinnän sparrauksia, työpajoja ja esimerkiksi kriisiviestinnän puheenvuoron johtoryhmälle suunnattuna. Ohjaamme toimimaan kriiseissä oikein ja myös harjoittelemaan niitä.

Liikkeelle pääsee hyvin myös esimerkiksi sparrauspakettiemme avulla. Lue lisää viestinnän sparrauksista verkkosivulta.

Tutustu myös laajemmin Viestintä-Pirittan palveluihin ja ole yhteydessä, kun tarvitsette apua viestinnän eri tilanteissa!

Tutustu koko palvelutarjontaamme.