Sosiaalisen median linjaukset organisaatiossa

Piritta kirjoittaa blogissa sosiaalisen median linjauksista organisaatioissa ja antaa muutamia vinkkejä siihen, millaisia asioita linjauksissa kannattaa nostaa esiin henkilöstön sometuksen tueksi. 

Artikkeli päivitetty 10.3.2021.

Sosiaalisen median linjaukset organisaatiossa

Some-linjaukset, some-ohjeistukset, somen käytön suuntaviivat henkilöstölle. Asialle on monta nimeä, kun organisaatioissa laaditaan ohjeita henkilöstön somen käytön tueksi. Mitä enemmän henkilöstöä, johtoa ja asiantuntijoita kannustetaan hyödyntämään sosiaalista mediaa osana työtään, sitä tärkeämmäksi muodostuvat myös sosiaalisen median linjaukset henkilökohtaisesti tehdyn some-viestinnän tueksi. 

Itse puhun asiasta mieluiten termillä sosiaalisen median linjaukset, koska tällä tavoin ei ohjeisteta tekemään niin tai näin, vaan tarjotaan positiivisessa hengessä vinkkejä ja linjoja hyödyntää sosiaalista mediaa organisaation suuntaviivoja mukaillen ja jokainen omalla tavallaan. Tästä bloggauksesta löydät muutamia vinkkejä tehokkaiden some-linjausten laatimiseen tai päivittämiseen omassa organisaatiossa. 

1. Erota linjaukset muusta some-materiaalista organisaatiossa

Some-linjausten yksi tärkein tehtävä on tukea henkilöstöä hyödyntämään sosiaalista mediaa itselle sopivalla tavalla ja asiallisesti.

Linjaukset luettuaan jokainen työntekijä tai luottamushenkilö ymmärtää, millä tavalla hän edustaa omaa organisaatiotaan somessa ja tietää, miten kannattaa viestiä, mistä asioista puhua sekä millä tavoin toimia myös esimerkiksi haastavissa tilanteissa omilla some-kanavillaan. 

Some-linjaukset kertovat lukijalleen tiiviisti, miten organisaatio somessa näkyy sen ihmisten äänellä ja profiileilla. Erota linjaukset siis organisaation some-strategiasta, some-kanavien ylläpitäjien pelisäännöistä tai kanavakohtaisista tarkemmista suunnitelmista, vaikka ne luonnollisesti ovat osa tätä suurempaa kokonaisuutta. Ajattele asiaa Twitterin käyttöä harkitsevan asiantuntijan näkökulmasta: mitä tietoa ja tukea hän kaipaa eniten? 

2. Tee tiivis ja visuaalinen kokonaisuus

Parhaat some-linjaukset ovat tiiviit ja esitetty selkeästi, esimerkiksi visuaalisuutta hyödyntäen. Viime viikolla Jyty-liitto julkaisi omat ohjeensa, jotka yhdessä pdf:ssä ja kuvan muodossa kertovat sen, miten jytyläinen viestii somessa. Linjaukset tukevat koko organisaation näkyvyyttä somessa, mutta jokaisen henkilön omalla tavalla. Kannustavuus ja yhteisten linjojen vetäminen korostuvat ohjeessa. 

Vastaava kokonaisuus ovat Kelan some-linjaukset, jotka julkaistiin viime syksynä.  Kelan ohje ”Kelaa, miten onnistut somessa” koostuu sekä informatiivisesta kuvasta että tarkemmista kirjallisista ohjeista ottaa some haltuun itse sekä toimia kanavilla Kelan linjojen mukaisesti.

3. Kannusta ja anna vinkkejä somettamiseen

Parhaat some-linjaukset antavat henkilöstölle ja luottamushenkilöille selkeät vinkit oman osallistumisen erilaisiin tapoihin sekä tässä yhteydessä tukevat organisation laajempia tavoitteita onnistua viestinnässä ja toiminnan tavoitteissa.

Korosta erilaisia mahdollisuuksia ja tarjoa vinkkejä viestiä työhön liittyvistä asioista eri tavoin. 

Jokaisen ei tarvitse olla se aktiivisin keskustelija some-kanavilla, joten kerro eri tavoista hyödyntää somea, kuten: seuraa muita viestijöitä ja sinua kiinnostavia keskusteluja eri kanavilla, jaa valmista tietoa organisaation kanavilta ja vastaa, kun kysytään. Omat julkaisut työhön ja asiantuntijuuteen liittyen sekä käynnissä olevaan keskusteluun osallistuminen tukevat tekemistä. 

Jos organisaatiosta löytyy henkilöitä, jotka voivat tukea uusia käyttäjiä somen käytössä tai profiilien avaamisessa eri kanaville, kerro ohjeessa myös tästä. Kannusta viestimään rohkeasti ja valiten käyttöön sellaiset kanavat, jotka tuntuvat itse kullekin parhailta. 

4. Vedä selkeät rajat sometukseen ja kerro, miten toimia hankalammissa tilanteissa

Usein asiantuntijoita someen kouluttaessamme neljä asiaa nousevat esiin, joihin haetaan vastauksia ja tukea: 

• • – mistä saan puhua, mitä asioita voin jakaa someen
  • – miten toimia, jos törmään vaikeisiin tilanteisiin
  • – mistä löydän aikaa somen käyttöön
  • – missä roolissa olen somessa, kun viestin myös työasioista profiileissani

Vastaa linjauksissa näihin kysymyksiin. Kerro riittävän selkeästi, mitkä asiat ovat julkista tietoa ja mitä tietoa saa jakaa, mitä puolestaan ei. Lojaliteettivelvollisuus työnantajaa kohtaan voidaan selittää myös yksinkertaisesti tiivistämällä, että jokainen on työnantajansa edustaja silloinkin, kun ei sitä julkaisuissaan tai profiileissaan aktiivisesti kerro. Esimerkiksi Kelan ohjeissa mainitaan korostetusti näin: ”Muista, että olet kelalainen myös vapaa-ajalla”. 

Hyvä vinkki on kannustaa käyttäytymään hyvin joka tilanteessa. Kaikkein tiiviimmät some-linjaukset, joihin olen törmännyt, ovatkin liittyneet vain ja ainoastaan tähän asiaan, kun niihin on tiivistetty kahdella sanalla: Käyttäydy hyvin. 

Linjauksissa voi myös tuoda esiin vinkkejä siihen, miten toimia silloin, kun somessa törmää kriittisesti omaa työtä tai toimintaa koskevaan keskusteluun tai jopa jatkuvaan some-häirintään. Jos organisaation edustama aihepiiri sisältää paljon tunteita herättävää keskustelua ylipäätään, on linjauksissa tärkeää tarjota vinkkejä vaikeiden tilanteiden kohtaamiseen ja käsittelyyn sekä kertoa, keneen organisaatiossa voi olla yhteydessä, jos ei tiedä miten toimia haastavammissa tilanteissa. 

Linjauksissa voidaan myös tiiviisti kertoa, millainen somettaminen kuuluu työaikaan ja vinkata, miten vaikkapa organisaatiossa jo aktiivisesti somea hyödyntävät tahot löytävät somelle aikaa. Roolien merkitys sen sijaan voidaan nivoa yhteen organisaation edustajana toimintaan: voit viestiä esimerkiksi Twitterissä sekä yksityishenkilönä että työroolissa, kun kerrot sen kuvauksessa. Ja kun muistat, että edustat joka tapauksessa myös työnantajaasi. 

Jos organisaatiossanne halutaan aktivoida henkilöstöä kertomaan profiilien kuvauksissa, missä on töissä ja mitä tekee, voi muistuttaa linkittämään esimerkiksi Twitter-kuvaukseen organisaation Twitter-tilin. Sama koskee organisaation oman hashtagin käyttöä, josta esimerkkinä esimerkiksi Liikenneviraston Twitterissä käyttämä #livitwiittaa. Tuo oma tunnisteenne esiin linjauksissanne ja kannusta käyttämään sitä omissa organisaatiota koskevissa some-julkaisuissa. 

5. Nosta esiin somen käytön hyödyt 

Parhaisiin some-tuloksiin organisaatioissa päästään silloin, kun somen käyttö tuodaan henkilöstölle esiin mahdollisuutena sekä asiana, josta parhaimmillaan saa lisähyötyä omaan työhön liittyen. Nosta esiin hyötyjä, joita työntekijät, johtajat ja luottamushenkilöt voivat somesta saada. Näin jokainen osaa lähestyä asiaa oman itsensä kannalta, ei vain organisaation pelkästä toiveesta olla mukana somessa.

Rakenna ohje organisaatiosi näköiseksi ja kerro siinä mitä ja miksi yhdessä olette. Kuten Jytyn ohjeessa tehdään: jokainen some-linjauksen kohta päättyy yhteishenkeä korostavaan tiivistelmään: 

Meissä on valovoimaa

Kirkkaasti yhdessä

Loistetaan joukolla

Yhteishenki sytyttää! 

****************************

Jos tarvitset tukea organisaatiosi some-linjausten tekemiseen tai päivittämiseen, Viestintä-Piritta auttaa asiantuntijoineen asiassa. Ota yhteyttä hallintokoordinaattoriimme Päiviin ja kerro, millaista apua tarvitsette: paivi(at)viestintapiritta.fi. 

****************************