Paljonko sosiaalinen media vie aikaa?

Tämä kysymys nousee lähes aina esiin sosiaalisen median koulutuksissani, joissa pohditaan miten sosiaalinen media tai jokin uusi some-palvelu otetaan osaksi organisaation viestintää. Oli kyseessä sitten työntekijä hoitamassa Facebook-sivua tai järjestön vapaaehtoinen pyörittämässä yhdistyksen Instagram-tiliä, tulee kysymys ajankohtaiseksi: kauanko someen kuluu aikaa? Onko sosiaalinen media aikasyöppö? Mistä aika löytyy, kun työtehtäviä jo nyt on liikaa ja vapaaehtoinen kirjoittaa jo nyt yötä myöten tiedotteita jäsenille?

Vastaus kysymykseen on yksinkertainen: sosiaalinen media ja sen käyttö vie aikaa juuri sen verran kuin sille sitä antaa.

Fakta on, että sosiaalisen median ulkopuolelle ei enää saa jättäytyä siitä syystä, että siihen ei olisi aikaa. Ihmiset käyttävät eri some-palveluita ja näillä kanavilla organistaatioidenkin tulee panostaa viestintäänsä, toki sen perusteella ketä, minkä ikäisiä ja mistä asioista kiinnostuneita ihmisiä tavoitellaan. Some-viestinnälle pitää löytää aikaa, koska siihen annettu aika ja hyvin suunniteltu some-viestintä maksavat itsensä takaisin.

Aikasyöppö vai kommunikoinnin tehoväline?

Sosiaalisen median organisaatiokäyttö vie pahimmillaan koko työpäivän tai heikoimmillaan some-palveluita ei muilta töiltä ehdi edes vilkaista. Kumpikaan ratkaisu ei ole hyvä tavoitteellisen somen käytön kannalta ajateltuna. Koska lähtökohtaisesti sosiaalisen median tulisi olla kiinteä osa organisaation viestintää ja toimintaa, tulisi käyttöön otettuja palveluita myös ylläpitää kanavien ja niiden käyttäjien vaatimilla tavoilla.

[quote] Tarvitaan kultainen keskitie, jota kävellään ylläpitäen some-kanavia riittävän usein, mutta harhautumatta sivupoluille tuntikausiksi some-hengailemaan. [/quote]

Mutta miten tämä tehdään? Tätä kysymystä jouduin pohtimaan itsekin palattuani kesälomalta työn pariin. Päätin kirjoittaa aiheesta tämän bloggauksen ja muistuttaa samalla itselleninkin, miten sosiaalisen median käytön saa liitettyä aktiiviseksi osaksi niitä kaikkein kiireisimpiäkin päiviä. Tässä Viestintä-Pirittan vinkit sosiaalisen median käyttöön tehokkaasti ja toimivasti:

1. Some-kanavat käyttöön tärkeysjärjestyksessä. 

Ei kannata ahnehtia liikaa. Panosta niihin some-palveluihin, joista organisaatiollesi on eniten hyötyä ja joiden käyttöön riittää ylläpitäjiä. Uusia kanavia kannattaa ottaa käyttöön vasta, kun edelliset toimivat hyvin.

2. Sisältösuunnitelma ja käytön tarkoitus selville kullekin some-kanavalle. 

Tiedä, miksi ja kenelle viestitte milläkin kanavalla. Tätä kautta muotoutuu myös sisältösuunnitelma eri palveluihin. Instagram-kuvat kun voivat olla ihan erilailla ja eri paikoissa tuotettuja kuin Facebook-päivitykset. Sisältösuunnitelma, jonka ylläpitäjät ovat hyvin sisäistäneet, helpottavat päivitysten tekemistä ja keskustelujen seuraamista kiireisinäkin päivinä.

3. Aikataulu ja päivitystiheys selville, ainakin itselle. 

Selvitä, koska ja kuinka usein milläkin kanavalla kannattaa julkaista päivityksiä, että niistä on myös hyötyä. Tee itsellesi suunnitelma, jota myös pyrit noudattamaan: esimerkiksi 3-5 Facebook-päivitystä viikossa ja jotakin aktiviteettia Twitterissä joka päivä.

4. Muodosta ylläpidon rutiinit. 

Kun tiedät millä kanavilla, koska, kuinka usein ja erityisesti mitä sisältöä jaat tai miten milläkin kanavalla toimit, rakenna suunnitelmastasi rutiini. Opettele muistamaan, mistä toimenpiteistä muodostuu kunkin some-palvelun toiminnot. Rutiinit voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:

• • * Facebookissa tykkääjiä kiinnostavien päivitysten jakaminen 3-5 kertaan viikossa, valitse päivät ennakkoon ja pidä niistä kiinni

• • * Twitterissä organsiaation asioita koskevien #aihetunnisteiden seuraaminen kerran päivässä, hyvää asiaa sisältävien twiittien uudelleentwiittaus, keskusteluihin osallistuminen ja/tai muutaman oman twiitin jakaminen

• • * Instagramissa palvelun käyttötarkoitukseen perustuvien kuvien jakaminen suunnitelman mukaan sekä päivittäin tapahtuva organisaation asioita koskevan #aihetunnisteiden seuraaminen ja hyvää asiaa sisältäviin kuviin reagoiminen tykkäämällä tai kommentoimalla

• • * Pinterestiin kuvalinkkien jakaminen kokonaissuunniteman mukaisesti, esimerkiksi verkkosivuilla julkaistujen blogikirjoitusten jälkeen tai tapahtumakuvien julkaisun aikana

5. Pitäydy rutiineissa, pyri noudattamaan niitä ja opettele, kauanko aikaa kuhunkin toimenpiteeseen kuluu. 

Aamu, iltapäivä kahvitauon jälkeen tai ilta. Päätä, koska ehdit hoitaa organisaatiosi somen päivittäiset toiminnot ja pitäydy suunnitelmassa. Jos valitset Twitterin #aihetunnisteiden seuraamiselle aamun, tee keskustelujen selaaminen ennen kuin avaat sähköpostin ja käytä selaamiseen esimerkiksi 15 minuuttia. Tässä ajassa ehtii tarkistamaan uudet keskustelut, uudelleentwiittaamaan omia seuraajia kiinnostavia twiittejä, twiittaamaan yhden oman verkkosivuilla olevan ajankohtaisuutisen ja ajastamaan myöhemmin päivälle toisen. Älä harhaudu selailemaan kaikkea kivaa, vaan pitäydy suunnitelluissa toimenpiteissä.

6. Tilaa ilmoitukset some-palveluiden toiminnoista puhelimeesi ja/tai sähköpostiisi ja reagoi, kun siihen on tarve. 

Kun päivän rutiinisomettaminen on tehty, keskity muihin töihin ja anna somen olla rauhassa. Monista some-palveluista, kuten Twitteristä, Instagramista tai Facebookista, voi tilata tililläsi tapahtuvaa toimintaa koskevat ilmoitukset esimerkiksi älypuhelimen näytölle. Kun tiedot napsahtavat ruudulle, tiedät että sinun kannattaa käydä tarkistamassa, mistä ilmoituksissa on kyse ja reagoida niihin tarvittaessa. Näin some-kanavia ei tarvitse tuijottaa koko ajan ja voit rauhassa keskittyä muihin töihin.

Monet ovat rakentaneet itselleen myös somerutiinin, jossa tiettynä ajankohtana päivästä tehdään päivityksiä tai ajastetaan niitä julkaistavaksi myöhemmin. Saman päivän aikana jossakin muussa vaiheessa käydään tarkistamassa, ovatko päivitykset keränneet huomiota. Tässä vaiheessa osallistutaan alkaneisiin keskusteluihin, jos se heti niiden alettua ei ole mahdollista.

7. Jaa vastuuta. 

Mitä enemmän jaat vastuuta muille, sitä helpommaksi kokonaisuuden pyörittäminen muodostuu. Älä tee yksin, jos voit pyytää pienenkin avun joltakin toiselta.

Tätä suunnitelmaa aion alkaa itsekin noudattamaan entistä tarkemmin. Syksy on hyvää aikaa päivittää toimintamalleja, kun energiaa puhkuen kesän jälkeen palataan töihin. Tärkeää olisi vain muistaa toimivat kuviot vielä marraskuussakin.

Niin, ja lopuksi se vastaus otsikon kysymykseen: Paljonko sosiaalinen media vie aikaa?

Some-kanavien ylläpidolle riittää palveluiden käyttötarkoituksesta ja määrästä riippuen vartista tuntiin vuorokaudessa. Ja se tuntikin sijoittuu sopivasti pitkin päivää, kun on somessa suunnitelmallisen rajatusti. Älä harhaudu hengailemaan someen, mutta älä myöskään unohda sitä.

Uutuuskirjaani ”Kuuntele ja keskustele – Näin järjestösi toimii tavoitteellisesti sosiaalisessa mediassa” varten haastatellut järjestöjohtajat ja some-kanavien ylläpitäjät korostivat somen käytön hallinnassa suunnittelun, kehittämisen, rutiinien ja julkaisukalenterin kombinaatiota. Aikaa somelle menee juuri sen verran kuin sitä antaa ja parhaiten onnistuu, kun omia ylläpidon rutiineita noudattaen some-viestinnän ripottelee tiettyihin osiin päivää.

Lue myös Anne Lindforsin bloggaus ”Kuuntele ja keskustele – Järjestöjohtaja sosiaalisessa mediassa”, jossa myös sivutaan ajankäytön haastetta somen suhteen.